Por Rubens Lopes Castro

Normalmente o fornecedor do ERP irá ofertar o valor-hora de consultoria e o valor para licenciamento do produto para implantação.

Para licenciamento existem opções de aquisição das licenças, de aluguel das licenças, de aquisição do direito de uso remoto (ASP) e de uso como serviço (Saas). Nas duas últimas a responsabilidade pela infra-estrutura dos servidores do ERP fica completamente por conta do fornecedor.

As modalidades de aquisição de licenças mais comuns são: por usuários nomeados, por usuários concorrentes, por módulos e por quantidade de processadores do servidor.

Se o ERP for implantado em mais de uma empresa cada uma delas terá desembolso próprio para licenciamento.

As horas de consultoria e a duração em dias do projeto irão variar com a disponibilidade dos recursos envolvidos, o porte da empresa contratante, a complexidade dos processos e a quantidade de módulos a implantar.

Projetos fechados são aqueles em que o fabricante se compromete a realizar a implantação num número de horas específico. No caso de necessitarem de mais horas assumirão o custo. Sendo assim assumem o risco e geralmente nesta modalidade orçam um número de horas a mais como margem de segurança.

Projetos abertos são aqueles em que o fabricante apresenta uma previsão de horas. Caso sejam consumidas mais horas o custo será assumido pelo contratante. Nesta modalidade o valor orçado não necessita de margem de segurança, porém exige um maior acompanhamento gerencial por parte do contratante para evitar horas não previstas.

Quanto maior a quantidade de usuários e de transações diárias do sistema, maior será o desembolso com licenciamento e com a infra-estrutura de tecnologia de informação e comunicação (TIC). O projeto de implantação terá uma etapa de sizing que será responsável pelo dimensionamento desta infra-estrutura.

O nível atual de informatização da empresa definirá a necessidade de atualização ou ampliação do parque de máquinas e da rede.

A abrangência territorial da empresa revelará a necessidade de comunicação entre filiais para o compartilhamento de informações e exigirá a definição de quais serão os recursos compartilhados entre elas. Neste ponto a empresa poderá optar por hospedar seus servidores num datacenter, terceirizando a manutenção destes e garantindo qualidade e disponibilidade da aplicação.

A metodologia de implantação será fundamental no planejamento e na definição dos custos envolvidos. Por exemplo, será necessário um plano de comunicação para divulgar e informar sobre o ERP ? Será criado um plano de gestão de mudança ? Será criado um ponto único para os trabalhos ? Qual a duração da implantação ? A implantação será num projeto único ou em projetos menores de parte do módulos ou por filiais ? Haverá multiplicação dos conhecimentos ?

Um plano de comunicação pode sugerir um evento de abertura do projeto, um concurso para escolha do nome do projeto, um informativo periódico sobre o andamento do projeto, uma intranet para disponibilização da documentação do projeto e a divulgação de indicadores, enfim, uma maneira de comunicar e fazer com que todos, mesmo aqueles que não pertençam ao time principal do projeto, sintam-se envolvidos e comprometidos.

Empresas de maior porte poderão contratar uma consultoria para gerir a mudança. Entenderão a cultura da empresa, as principais expectativas e eventuais resistências que venham a surgir de maneira a garantir de tudo aconteça de maneira harmoniosa e positiva.

É comum a formação de um time de projeto contendo representantes de cada área funcional, analistas, gerentes e diretores. Durante o projeto este time irá trabalhar num local físico único o que poderá demandar despesas com transporte, estadia, alimentação e localização.

Nos casos de implementação descentralizada pode-se economizar com despesas de viagens dos funcionários, porém teremos um maior número de horas de consultoria.

Empresas com muitos usuários costumam treinar usuários-chave como multiplicadores para que estes possam ministrar treinamentos para os demais usuários.

Em alguns casos será necessário integrar o ERP com outros sistemas (legado). Para isso um número de horas específico será orçado para desenvolvimento de rotinas que permitam que o ERP funcione em conjunto com os demais.

Existem empresas que realizam implantações por módulos e outras que implantam todos os módulos de uma vez só (big bang).

Alguns fornecedores ofertam a auto-implantação, com treinamento remoto e um número minimo de horas de consultoria. Acredito que são raros os casos em que possam obter sucesso, pois implantar um ERP exige técnica e profundo conhecimento do produto que se quer implementar.

O custo do ERP não se limitará ao desembolso da fase de implantação. Deverá compreender o ciclo de vida completo do produto, que inicia-se na implantação e continua durante o seu uso com atualizações e manutenções, seja por equipe própria ou por terceiros.

Um dos principais custos de manutenção é o projeto de upgrade. Quando você compra um ERP compra os direitos de uso de uma determinada versão e paga um valor mensal a título de manutenção que dá direito ao suporte do produto e ao recebimento de novas versões. Com o tempo a versão adquirida vai ficando desatualizada e o fabricante recomenda sua atualização. Para isso será necessária a criação de um projeto de upgrade, que tratará de cada detalhe necessário para substituição da versão antiga pela nova.

Adquirir um ERP envolve então:

– licenciamento do fabricante ERP

– servidor da aplicação do ERP

– consultoria para implantação

– treinamentos (datashows, desktops, material didático e locais para treinamentos)

– customizações

– atualização dos desktops

– servidor de banco de dados

– licenciamento para o software gerenciador de banco de dados

– despesas de viagem, estadia e alimentação para o time de projeto

– sistema operacional para os servidores

– sistema anti-virus para os servidores

– sistema de backup para os servidores

– mídias e unidades de backups

– link de dados entre as estações clientes e o servidor

– datacenter

Manter um ERP envolve:

– manutenção mensal do fabricante do ERP

– suporte interno ao ERP

– customizações futuras (ajustes a mudanças da empresa, relatórios e melhorias)

– manutenção das licenças dos demais softwares envolvidos

– upgrades

Enfim, empresas com maior número de usuários e dispersão geográfica geralmente terão custos maiores.

Já vi casos em que o custo total do projeto foi exatamente o dobro do licenciamento e consultoria.

Metodologias poderão prever mais ou menos etapas. Conter um planejamento mais detalhado ou um menor envolvimento por parte da consultoria. Isso refletirá diretamente no custo e também no resultado final do projeto.

Não apresento aqui valores, mas a natureza dos desembolsos para que cada empresa possa enquadrar-se e realizar a sua própria estimativa.

Fonte: https://erponline.info/