Por Rubens Lopes Castro

Neste ponto vamos considerar um ERP como um sistema de gestão integrada de mercado, ou seja, desenvolvido e comercializado por empresas especializadas, que possuam uma significativa base de clientes, funcionalidades e processos bem definidos, de acordo com o seu ramo de atividade.

Vamos definir, de maneira simplória, que um sistema de gestão informatizado é um conjunto de programas que armazena informações num banco de dados, obedecendo a determinadas regras de negócio para o cumprimento de determinados objetivos.

Empresas dos mais variados portes utilizam diferentes práticas de operacionalização, controle e gestão informatizada, para todas as atividades que envolvem pessoas de diferentes áreas, em diferentes momentos e que são vitais para o sucesso da empresa.

Conheço empresas com faturamento significativo, que baseiam toda sua gestão em planilhas eletrônicas ou desenvolvem soluções específicas fortemente focadas em seus objetivos departamentais.

Para empresas com baixo volume de transações, planilhas eletrônicas são viáveis e podem atender as principais necessidades, porém representam baixa confiabilidade e produtividade.

Analisando a conceituação de sistema acima, podemos conceber que o software da planilha é o programa, a forma como ela é estruturada são as regras de negócio e cada arquivo gerado pelo software é uma parte do banco de dados que fica “espalhada” no servidor de arquivos.

Planilhas aceitam tudo e a lógica montada na estrutura, que está na cabeça de “uma” pessoa, pode ser a melhor para um propósito, porém jamais será uma informação estruturada que poderá ser reaproveitada para outros fins. Novas planilhas deverão ser criadas com a mesma informação para que novos objetivos sejam alcançados.

Resumindo, temos retrabalhos de digitação constantes, sem a certeza de que informações não se perderão no caminho ou simplesmente serão digitadas erroneamente. Sem falar na constante dificuldade de recuperar informações, no controle de acesso a essas informações e da provável necessidade de que estas planilhas precisem ser manipuladas ao mesmo tempo por mais de uma pessoa.

Para muitos pode parecer que estou chovendo no molhado, mas acreditem. Muitas empresas ainda gerenciam seus processos com planilhas.

Num modelo de gestão personalizado, empresas desenvolvem ou contratam o desenvolvimento de sistemas exatamente como seus gestores idealizam que um sistema deve ser. Algumas optam por iniciar o tal sistema pelo controle de vendas, outras pela gestão da área produtiva ou podem até modelar o sistema como um todo e desenvolver parte a parte até que tudo esteja pronto.

Aquelas que optarem por modelar e desenvolver aos poucos irão descobrir o que é uma colcha de retalhos. Um excelente módulo de gestão de serviços, pode não apresentar as informações necessárias para os demais módulos, então a medida que os demais módulos vão sendo desenvolvidos, vão descobrindo que muitos dos módulos prontos terão que ser refeitos.

 As que optarem por modelar tudo antes de iniciar o desenvolvimento, poderão da mesma forma iniciar um trabalho que parece nunca ter fim.  Ou seja, muita energia será gasta em algo que não faz parte do foco do seu negócio e, no final, você descobrirá que muitas coisas que foram feitas já estão disponíveis no mercado a um preço muito mais acessível em relação ao que você já gastou.

Uma opção frequente é adquirir mais de um sistema de mercado, considerando que cada um atenderia de maneira melhor uma ou outra área, ou seja, utilizaríamos alguns módulos de um sistema e outros módulos de outro.  Essa solução requer uma análise criteriosa, porque o foco do desenvolvimento passará para a integração de sistemas com estruturas totalmente diferentes, ou seja, o principal benefício do sistema  de gestão (a integração) precisará ser construído e, para isso, será necessário intermediar os trabalhos de diferentes empresas em busca da sua necessidade. Este caso somente é indicado para empresas que possuem necessidades complexas e específicas que não são atendidas pelos ERPs. Neste caso o ERP será integrado a sistemas especialistas.

Os mais pragmáticos dirão que o seu negócio é diferente das outras empresas e que nenhum software terá a solução necessária.

Na verdade tudo deve estar direcionado a uma análise de custo x benefício. Criar um sistema inteiro do zero, porque sua empresa tem algumas características específicas não deve compensar. Possuir outros sistemas integrados ao ERP pode ser necessário para grandes empresas com operações diversificadas. Adquirir um sistema de mercado e personalizar somente aquilo que é específico do seu negócio pode ser a melhor solução, porém outras vezes sua empresa pode sim se adaptar aos processos propostos pelo sistema, sem prejuízo para a empresa ou para os clientes.

Fonte: https://erponline.info/