Por Rubens Lopes Castro

Ao decidir comprar um ERP a empresa deverá formar um grupo multidisciplinar, ou seja, buscar nas diversas áreas, nas pessoas-chave conhecedoras dos processos da cadeia de valor, a apresentação das necessidades, premissas e funcionamento atual de cada parte da empresa.

Aqui temos uma quebra de paradigma: quem escolhe o ERP não é a equipe de TI e sim todas as áreas interessadas.

A equipe de TI será a responsável pelo parecer técnico e, normalmente, pela organização de todo o processo de escolha, mas não deve ser a única a tomar a decisão final. Envolver os diversos departamentos da empresa, desde o primeiro momento, além de aumentar o comprometimento na implantação, será fundamental na assertividade da escolha.

Um estudo aprofundado das visões de todas as áreas será a base para a elaboração dos requisitos da empresa. Logicamente estes requisitos deverão ser aprovados pela diretoria para garantir que as definições estarão alinhadas com os objetivos estratégicos.

Basicamente, os requisitos terão três classes: funcionais, estratégicos e técnicos.

Requisitos funcionais são os módulos ou as funcionalidades que o ERP deverá conter. Algumas comuns ao mercado, outras específicas ao negócio. O controle de equipamentos por número de série, integração bancária, controle multi-moedas ou fluxo de caixa são funcionalidades que são importantes para a maior parte das empresas. A integração com balanças, com sistemas de terceiros ou com sites de e-commerce, por exemplo, são requisitos funcionais específicos que deverão ser levantados mais detalhadamente. Serão formuladas as regras de negócio e os pré-requisitos com uma orientação sistêmica integrada. Neste ponto possuir um desenho dos processos ajuda muito, porém não é indispensável.

Requisitos estratégicos dizem respeito ao perfil da empresa e ao alinhamento com os objetivos estratégicos. Se o fornecedor deverá possuir escritório nas cidades que a empresa possui ou possuirá filiais, se o ERP é utilizado no segmento de mercado em que a empresa atua ou qual a faixa de preços que a empresa busca na aquisição do ERP.

Requisito técnicos referem-se a tecnologia do sistema. Se é compatível com bancos de dados relacionais de mercado, se trabalha com arquitetura cliente-servidor, se é multi-plataforma, se suporta vários idiomas, se é desenvolvido em linguagem moderna, se possui interface amigável e intuitiva, se possui documentação adequada, se é de fácil administração, se possui facilidades para personalizações, se é compativel com tecnologias como webservices, portais, dispositivos móveis, se possui segurança, escalabilidade e conectividade, enfim, tudo que se pode desejar de recursos tecnológicos no sistema.

Após a definição destes requisitos a equipe deverá construir um sistema de pontuação ponderada de forma que os requisitos mais importantes representem mais pontos e os requisitos menos significativos não causem impacto na pontuação final. Desta forma pode se montar um comparativo entre os diversos fornecedores pesquisados, indicando quais possuem melhor aderência aos requisitos que são mais importantes para a empresa.

Num primeiro momento busque o maior número possível de fornecedores. A primeira parte da relação comercial será uma visita do fornecedor para entender o que a empresa está precisando. Faça com que eles conheçam seus requisitos e solicite uma demonstração breve do sistema. Avalie o material publicitário e verifique se a política comercial se encaixa na sua necessidade.

Para um trabalho mais aprofundado é recomendado que sejam escolhidos no máximo três de todos os fornecedores contatados. Daí entram atividades como visita ao fornecedor, visita aos seus clientes, demonstrações detalhadas de cada módulo ou funcionalidade. É importante que a equipe construa um questionário com os principais pontos de interesse e sinta a satisfação dos clientes de cada fornecedor. Investigue a qualidade do suporte, a saúde financeira do fornecedor e o real nível de utilização do seu sistema.

Fique atento. Alguns vendedores tem o péssimo hábito de dizer que o sistema faz tudo ou ainda responder de forma tangencial aos questionamentos. Quando isso acontecer seja pontual e deixe claro que os pontos de atenção deverão obrigatoriamente constar na proposta comercial.

Muitas vezes percebe-se uma certa dificuldade em visualizar o que se deseja. Nestes casos empresas de grande porte podem optar por um projeto piloto. O fornecedor poderá ofertar um projeto de instalação básica do produto e permitir que os usuários experimentem a solução.

Lembre-se que além de comprar um sistema sua empresa estará adquirindo um pacote de horas de implantação. É fundamental que se tenha certeza da capacitação, metodologia e experiência de implantação adequadas do fornecedor. As horas de implantação deverão estar compatíveis com o projeto e a metodologia deverá se demonstrar bem estruturada.

São muitos os casos de implantação de ERP fracassadas, de atrasos e orçamentos ultrapassados. Certifique-se que a proposta comercial preveja penalizações e não deixe o fornecedor numa situação confortável nos casos de falha de gestão. Tudo, eu disse tudo deve estar escrito na proposta comercial e/ou no contrato. Horas de consultoria e personalização são caras e no final quando você quiser algo que não foi implementado e não estava escrito representará um novo custo.

De forma resumida então, a aquisição de um ERP normalmente passa por essas etapas:

1 – Formação de um grupo para definições e análise
2 – Definição dos requisitos funcionais, estratégicos e técnicos
3 – Pesquisa por fornecedores – triagem
4 – Consulta básica aos ERPs de cada fornecedor
5 – Comparação dos requisitos com as características de cada ERP/fornecedor
6 – Escolha dos fornecedores que melhor se enquadraram nos requisitos
7 – Consulta aprofundada aos produtos dos fornecedores melhores posicionados
8 – Elaboração da proposta comercial e do contrato
9 – Escolha do fornecedor/ERP

Fonte: https://erponline.info/